Menurut
American Accounting Assosiation yang
dikutip oleh Hendri Soemantri bahwa, “Akuntansi sebagai proses identifikasi,
pengukuran dan komunkasi informasi ekonomi untuk memungkinkan pembuatan
pertimbangan – pertimbangan dan kepututsan – keputusan oleh para pemakai
informasi tersebut”.
Menurut
Mulyadi (2001 : 3), “Sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan
laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang
dibutuhkan oleh manajmen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”.
Sistem informasi akuntansi adalah metode
dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan
bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem informasi akuntansi yang
diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks. Kompleksitas sistem tersebut
disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu organisasi
bisnis sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi oleh manajer,
bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan.
Sistem informasi akuntansi terdiri dari
dokumen bukti transaksi, alat – alat pencatatan, laporan dan prosedur yang
digunakan perusahaan untuk mencatat
transaksi – transaksi serta melaporkan hasilnya. Operasi suatu sistem informasi
akuntansi meliputi tiga tahap :
A. Harus
mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik mengenai
jumlah fisik maupun jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya yang berkaitan
dengan transaksi perusahaan.
B. Harus
mengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam dokumen bukti transaksi
ke dalam catatan – catatan akuntansi.
C. Harus
meringkas informasi yang tercantum dalam catatan – catatan akuntansi menjadi
laporan – laporan untuk manajemen dan pihak – pihak lain yang berkepentingan.
Dari uraian di atas sistem informasi
akuntansi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengumpulkan,
mengorganisir, dan mengikhtisarkan tentang berbagai transaksi perusahaan secara
efisien yang digunakan untuk membatu manajemen dalam menangani operasi
perusahaannya.
1.1. Unsur – unsur Sistem Informasi Akuntansi
Fungsi sistem informasi akuntansi adalah
mendorong seoptimal mungkin agar sistem tersebut dapat dipercaya. Unsur – unsur
yang terdapat dalam suatu sistem informasi akuntansi saling berkaitan satu sama
lain, sehingga dapat dilakukan pengolahan data mulai dari awal transaksi sampai
dengan pelaporan yang dapat dijadikan
sebagai informasi akuntansi.
Untuk itu, unsur – unsur akuntansi
menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2000 : 3) adalah sebagai
berikut :
a.
Formulir, merupakan
dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini,
data yang bersangkutan dengan transaksi yang direkam pertama kali dijadikan
dasar dalam pencatatan.
b. Jurnal
(General Journal),
merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengkarifikasi, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini
pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya kemudian
diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
c. Buku
Besar Umum (General Ledger),
terdiri dari rekening – rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan
yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini di satu
pihhak dapat dipandang sebagai wadah untuk mengolongkan data keuangan, di pihak
lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian
laporan keuangan.
d. Buku
Besar Pembantu (Subsidiary Ledger),
terdiri dari rekening – rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum
dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu
merupakan catatan akuntansi akhir yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain
lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar
dan buku pembantu.
Laporan merupakan hasil akhir proses
akuntansi yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba
ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga
pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan
daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
1.2. Satuan Pengendalian Internal dalam Sistem
Informasi Akuntansi Penjualan Kredit.
Pengendalian internal adalah suatu
proses yang dilaksanakan oleh direktur, manajemen, dan personal lain dalam
suatu kesatuan bisnis, didesain untuk memberikan kepercayaan terkait dengan
usaha pencapaian tujuan. Tujuan ini disebutkan efektivitas dan efisiensi dalam
kegiatan operasional, kehandalan dengan kebijakan serta aturan organisasi.
Tujuan pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi adalah :
1. Menjaga
asset perusahaan.
2. Memberi
keyakinan akan akurasi dan kendala (accurate
and realible).
3. Mengusahakan
efisiensi operasional.
4. Mendorong
pekerja untuk mengikuti kebijakan manajemen.
Sistem informasi akuntansi yang baik
membutuhkan perancangan sistem yang baik pula. Di dalam sistem informasi
akuntansi tersebut adanya struktur pengendalian internal. Efektifitas
pelaksanaan pengendalian internal juga perlu dievaluasi. Semakin sistem
informasi akuntansi dirancang dengan baik, bahwa pengendalian internal akan
semakin efektif, ditaati dan berjalan sebagaimana mestinnya.
Menurut
Mulyadi (2001 : 222), “Untuk merancang unsur – unsur pengendalian
internal yang diterapkan dala sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian
internal yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur
pencatatan, praktik yang sehat dirinci lebih lanjut”.
Berikut ini adalah unsur pengedalian
internal dalam sistem informasi akuntansi :
a. Struktur
Organisasi yang memisahkan tanggung
jawab fungsional secara tegas :
1. Fungsi
penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
2. Fungsi
akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.
3. Fungsi
akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
4. Transaksi
penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjulan, fungsi kredit, fungsi
pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi.
b. Sistem
otorisasi prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya :
1. Penerimaan
order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan.
2. Persetujuan
pembelian kredit disetujui oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan
pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).
3. Pengiriman
barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
menandatangani dan membubuhkan cap “sudah
dikirim” pada copy surat order pengiriman.
4. Penetapan
harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan
penjualan berada di tangan Ditektur Pemasaran dengan penerbitan sutar keputusan
mengenai hal tersebut.
5. Terjadinya
piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan mebubuhkan tanda tangan pada
faktur penjualan.
6. Pencatatan
ke dalam faktur piutang dank e dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas
dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara membubuhkan tanda
tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo
kredit).
7. Pencatatan
terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat
order pengiriman dan surat muat.
c. Praktek
sehat adalah praktek - praktek sehat harus dijalankan dalam melaksanakan tugas
– tugas dan fungsi – fungsi setiap bagian organisasi yaitu sebagai berikut :
1. Surat
order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penjualan.
2. Faktur
penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi penagihan.
3. Secara
periodik, fungsi akuntansi mengirim pernyataan (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji
ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
4. Secara
periodik, diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang
dalam buku besar.
d. Kualitas
pegawai. Unsur mutu pegawai
merupakan unsur – unsur sistem pengendalian internal yang paling penting. Jika
perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, maka unsur pengendalian
yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, perusahaan pasti dapat
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang bisa diandalkan.
Sistem informasi akuntansi dapat
membantu manajemen dalam mengambil keputusan – keputusan atau kebijaksanaan –
kebijaksanaan dalam mengendalikan perusahaan guna mencapai tujuannya. Menurut
Mulyadi (2001) tujuan umum pengembangan sistem informasi akuntansi adalah :
a. Untuk
menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha baru.
b. Untuk
memperbaiki informasi yang diihasilkan oleh Sistem yang sudah ada, baik
mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
c. Untuk
memperbaiki tingkat keandalan (reliability)
informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam
penyelenggaraan catatan akuntansi.
